Tietosuojaseloste

Salpamaa Oy on sitoutunut huolehtimaan hallussaan olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Henkilötietoja tarvitaan ensisijaisesti asiakassuhteiden ja tehtävien hoitamiseen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottamiseen. Käsittelemme tietoja huolellisesti ja turvallisesti edellyttäen samaa myös yhteistyökumppaneiltamme. Henkilötietojen keräämisestä ja käsittelystä kerromme tarkemmin oheisessa Asiakasrekisterin tietosuojaselosteessa.

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Salpamaa Oy
Y-tunnus: 3169281-2
Osoite: Sapelikatu 7, ­­15160 Lahti
p. 050 559 4174
palvelut@salpamaa.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Toimitusjohtaja Antti Leiskallio
p. 050 3247 427

Henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@salpamaa.fi

Rekisterin nimi

Salpamaa Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Salpamaa Oy:n liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja tehtävien hoitaminen sekä sopimusten mukaisten palveluiden tuottaminen ja kehittäminen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat:

  • Sopimuksen täyttäminen
  • Laki siltä osin, kun tietojen kerääminen ja rekisteröinti liittyy kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseen
  • Rekisterinpitäjän etu siltä osin, kun kerääminen ja rekisteröinti liittyy asiakkuuden jälkitoimiin.

Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet

Salpamaa Oy:llä on pääsääntöisesti yritysasiakkaita, joissain tapauksissa myös henkilöasiakkaita. Asiakkaiden ja yritysten edustajien henkilötietoja kerätään yrityksiltä ja henkilöiltä itseltään asiakassuhteen perustamisen ja hoitamisen yhteydessä.

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsiteltävät henkilötiedot ja muut asiakkuuden hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot ovat:

  • Asiakkaan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, Y-tunnus
  • Asiakasorganisaation edustajan/yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema organisaatiossa
  • Tiedot tehdyistä sopimuksista ja kaupoista sekä yhteydenpidosta
  • Verkkolaskuosoite, laskutussähköpostiosoite tai laskutusosoite

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhtiön käyttämiin tietojärjestelmiin. Henkilötietoja sisältäviin rekistereihin on pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteista ilmoitetaan rekisteröidylle soveltuvien lakien mukaisesti.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolille, poikkeuksena laskujen perintään siirtäminen ja lakisääteisten tietojen luovutus viranomaiselle. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknistä ylläpitoa ja käsittelyä toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti.

Luovutukset EU/ETA –alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan, kun rekisteröity on asiakas sekä sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä tai kunnes asiakas pyytää tiedon poistamista. Lakiin perustuvat tietojen rekisteröinnit säilytetään vähintään lain määrittämän vähimmäissäilytysajan. Rekisterinpitäjän etuun perustuvat rekisteröinnit säilytetään vähintään niin kauan kuin etu, esimerkiksi saatava on olemassa.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu sekä vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen korjaamista ja/tai tietojensa käsittelyn rajaamista. Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käsittelyn markkinointitarkoituksiin. Kun rekisteröity ei halua, että hänen tietojaan enää käsitellään, hänellä on oikeus vaatia kaikkien tietojen poistamista.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä henkilökohtaisesti tämän tietosuojaselosteen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu), mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaselostusta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä selostus on päivitetty viimeksi 1.1.2021.